Klagesystem

I Folkekirkens Nødhjælp ønsker vi hele tiden at forbedre kvaliteten af vores arbejde. Derfor tager vi gerne imod klager over vores arbejde, både i Danmark og i de 20 andre lande, vi opererer i.

Hvis du er klar til at indsende en klage, klik her. Hvis du har brug for mere information for at sikre, at du bruger den mest passende indberetningskanal, læs videre nedenfor.

Hvem kan bruge FKN Klagesystem?

Folkekirkens Nødhjælp Klagesystem dækker:

Personer, der udfører arbejde på vegne af Folkekirkens Nødhjælp gennem partnere, leverandører eller servicekontrahenter (inklusive konsulenter)
Personer, der er berørt af eller er støttet af Folkekirkens Nødhjælps projekter
Medlemmer af lokalsamfundet
Folkekirkens Nødhjælps donorer
Frivillige i Folkekirkens Nødhjælp
Medarbejdere i Folkekirkens Nødhjælp

Nuværende eller tidligere medarbejdere i FKN, som ønsker at rapportere anonymt, eller som har oplysninger om alvorlige overtrædelser skal bruge Folkekirkens Nødhjælp Whistleblowerordning.

Vi opfordrer til, at klager først rejses og drøftes med de ansvarlige medarbejdere og ledere i Folkekirkens Nødhjælp og så tæt på aktiviteten som muligt, således at det klagesystem betragtes som den sidste mulighed.

Hvilke typer klager bør rapporteres?

Folkekirkens Nødhjælp Klagesystem er forbeholdt rapportering af operationelle klager. En operationel klage er typisk en klage over kvaliteten af Folkekirkens Nødhjælps arbejde lokalt og globalt.

Eksempler på operationelle klager:

Enhver positiv eller negativ feedback om implementeringen af Folkekirkens Nødhjælps programmer
Eventuelle problemer med fundraising-aktiviteter, oplysning eller politiske udtalelser
Folkekirkens Nødhjælps medarbejderes adfærd, der ikke klassificeres som en følsom klage
Utilstrækkelig kvalitet og kvantitet i implementeringen af programaktiviteter
Partneres utilfredshed med kontrakter og generelt samarbejde

Folkekirkens Nødhjælp tager også imod følsomme klager, der vedrører adfærd fra Folkekirkens Nødhjælps medarbejdere eller personale fra partnerorganisationer, der støttes af Folkekirkens Nødhjælps midler, og som udgør alvorlige brud på Folkekirkens Nødhjælps adfærdskodeks og politikker.

Herunder, men ikke begrænset til, FKN anti-korruptionspolitik, FKN børnebeskyttelsespolitik, FKN politik for forebyggelse af seksuel udnyttelse, misbrug og chikane.

Eksempler på følsomme klager:

Handlinger begået af ledelsen og/eller (lokale) bestyrelser, som ikke kan rapporteres via de lokale kanaler
Adfærd der kompromitterer sikkerheden eller udgør andre risici for programaktiviteter eller medarbejdere
Overtrædelser af miljølovningen og love om forebyggelse af miljøforurening
Brud på privatlivets fred og databeskyttelseslovgivning
Bestikkelse og korruption
Interessekonflikter eller nepotisme i rekrutterings- eller indkøbsprocesser
Diskrimination, fysisk vold og trusler
Bedrageri eller underslæb
Brud på Folkekirkens Nødhjælps adfærdskodeks
Misbrug af position eller midler
Hvidvaskning af penge og finansiering af terrorisme
Økonomiske overtrædelser
Misbrug og chikane på arbejdspladsen
Seksuel udnyttelse, misbrug eller chikane
Tyveri
Overtrædelse af menneskerettigheder
Juridiske og regulatoriske overtrædelser

Folkekirkens Nødhjælp Klagesystem er blot en af FKNs rapporteringskanaler. Hvis klagen indgives af nuværende eller tidligere medarbejdere i Folkekirkens Nødhjælp og vedrører hændelser i offentlighedens interesse eller en følsom klage, som anses for at være en alvorlig overtrædelse, vil klagen blive henvist til FKN Whistleblowerordning med klagerens tilladelse.

Hvis du er usikker på, om noget falder inden for denne politik, bør du søge råd hos lederen af Strategi- og Kvalitetsstyringsenheden (SQM) eller hos Rådgiveren for Ansvarlighed og Klager.

Hvad bør ikke rapporteres?

Emner, der ikke dækkes af Folkekirkens Nødhjælp Klagesystem, omfatter alle interne ansættelsesforhold eller hændelser, der vedrører overtrædelser af FKNs interne politikker. Det kan være:

Sygemeldinger
Barselsorlov
Dresscode
Rygning
Utilfredshed med ledelsen
Mindre medarbejderkonflikter
Ansættelses- og lønklager
Performanceevalueringer
Arbejdsvilkår eller områder

Ovenstående er eksempler på klager, der ikke vil blive behandlet inden for Folkekirkens Nødhjælp Klagesystem, men bør tages op i en dialog mellem medarbejderne og deres nærmeste overordnede eller HR-afdelingen.

Hvornår skal man rapportere?

For at sikre mest effektivitet af en potientel undersøgelse bør en klage ideelt set indgives, så snart klageren bliver opmærksom på problemet. Folkekirkens Nødhjælp modtager dog klager på ethvert tidspunkt.

Essentielle funktioner

Tilgængelighed: Systemet er åbent for alle, der ønsker at rapportere en bekymring, og sikrer, at alle klager behandles med retfærdighed, fortrolighed og integritet.
Bredt anvendelse: Dækker et bredt spektrum af bekymringer fra programmers implementeringskvalitet til etiske overtrædelser.
Beskyttelse: Folkekirkens Nødhjælp beskytter klagere mod enhver form for gengældelse eller straf, når de rapporterer bekymringer i god tro.
Fortrolighed: Alle oplysninger relateret til klager håndteres med streng fortrolighed for at beskytte klageren, berørte personer og tredjeparter.
Anonymitet: Folkekirkens Nødhjælp opfordrer ikke klagere til at indgive klager anonymt, da klagesystemet er fortroligt. Klagerens identitet vil ikke blive afsløret uden eksplicit samtykke. Derudover kan det være svært at undersøge klager, hvis de er indgivet anonymt. Hvis klagen indgives af en anonym klager, skal Folkekirkens Nødhjælp kunne komme i kontakt med klageren for at bede om yderligere oplysninger og dokumentation, hvis det er nødvendigt. Hvis klageren ikke ser anden mulighed end at opretholde anonymitet, kan der indgives en klage via en medarbejder i Folkekirkens Nødhjælp, der indsender uden at afsløre klagerens navn.
Falske anklager: Det er forbudt at bevidst indsende falske eller vildledende oplysninger via FKN Klagesystem og at misbruge systemet bevidst. En ondsindet klage er en klage eller anklage, der bevidst fremsættes på falske grundlag med det formål at skade en anden person eller organisation, eller på anden måde motiveret af ønsket om at fremme personlige mål og agendaer. Disciplinære foranstaltninger vil blive truffet mod enhver FKN-medarbejder og FKN’s partnere, hvis de findes at have misbrugt FKN Klagesystem til at indgive en ondsindet klage.

Sådan rapporterer du

1) Forbered dine oplysninger:

Før du indsender en klage, skal du tage dig tid til at indsamle og organisere de oplysninger, du har. Jo flere detaljer du kan give, desto mere effektivt kan vi undersøge sagen. Overvej at inkludere:

Specifikke detaljer om hændelsen, såsom datoer, placeringer og de involverede personer.
Eventuelle understøttende beviser, du måtte have, såsom dokumenter, e-mails eller fotografier.
En klar beskrivelse af bekymringen, og hvorfor du mener, det er en overtrædelse

2) Tilgå rapporteringsportalen

Når du er klar til at indberette, kan du få adgang til vores klagesystem ved at klikke på linket på denne side. Portalen administreres af en ekstern leverandør for at sikre det højeste niveau af fortrolighed og sikkerhed for din indberetning.

3) Udfyld klageformularen:

I systemet vil du blive guidet igennem en formular, hvor du kan uddybe dine bekymringer. Formularen vil bede om:

Din identitet: Hvis du indsender din rapport med din identitet, vil det gøre det lettere for os at følge op med yderligere oplysninger. Undgå venligst at inkludere følsomme persondata i din klage, medmindre det er nødvendigt.
Detaljerne i din rapport: Giv en omfattende beskrivelse af sagen, inklusive alle relevante oplysninger og beviser du har indsamlet.

4) Indsend din rapport/klage:

Når du har udfyldt formularen og gennemgået dine oplysninger, kan du indsende din rapport via systemet. Du vil modtage en bekræftelse på, at din klage er blevet indsendt.

Hvad sker der herefter?

Når din rapport er indsendt:

Bekræftelse: Du vil modtage en bekræftelse, og din klage vil blive gennemgået af vores rådgiver.
Vurdering: Rådgiveren vil vurdere, om rapporten falder inden for rammerne af Folkekirkens Nødhjælp Klagesystem og bestemme de passende næste skridt.
Undersøgelse: Hvis din rapport falder inden for systemets rammer, vil der blive gennemført en grundig og upartisk undersøgelse. Du kan blive kontaktet for yderligere oplysninger, hvis det er nødvendigt.
Resultat: Efter undersøgelsen vil du blive informeret om resultatet og eventuelle trufne handlinger, afhængig af sagens fortrolighedsniveau.

Ved at følge disse trin kan du hjælpe os med at opretholde integriteten og ansvarligheden i vores arbejde og sikre at Folkekirkens Nødhjælp fortsat opererer i overensstemmelse med vores kerneværdier.

Hvis du har brug for hjælp til at indsende din klage eller har spørgsmål til processen, kan du kontakte Folkekirkens Nødhjælps Ansvarligheds- og Klagerådgiver på bachi@dca.dk. Vi er her for at støtte dig og sikre, at din klage bliver behandlet med den største omhu og fortrolighed.